Besprechungen

Verwenden Sie zum Erstellen, Bearbeiten, Löschen oder Zuweisen von Teilnehmern das Modul "Besprechungen".

Weiter zu Hilfe für jede Registerkarte: Eigenschaften | Teilnehmer | Zugeordnete Standorte

Planer vs. Dienstplaner

Verwenden Sie den Besprechungsplaner (hier beschrieben), um Besprechungen zu erstellen und zu konfigurieren, von denen Sie bereits im Voraus wissen. Diese Möglichkeit ist besonders bei ständig wiederkehrenden Teambesprechungen oder Coaching-Sitzungen nützlich. Im Besprechungsplaner erstellte Besprechungen werden bei der Dienstplanerstellung als Eingabedaten verwendet.

Verwenden Sie den Besprechungsplaner, um spontan Besprechungen in einem bereits erstellten Dienstplan zu erstellen und einzufügen. Greifen Sie auf die Funktion "Besprechungsplaner" über die "Intraday-Dienstplanansicht oder die erweiterte Agenten-Dienstplanansicht" im WFM Web Supervisor zu.

So erstellen Sie eine neue Besprechung:

  1. Wählen Sie die Registerkarte Richtlinien.

  2. Wählen Sie aus dem Menü "Ansichten" Besprechungen aus.

  3. Wählen Sie im Bereich "Objekte"  einen Standort oder Geschäftsbereich (dadurch werden alle vorgesehenen darunter liegenden Standorte ausgewählt) aus.

  4. Wählen Sie Neu aus dem Menü "Aktionen" oder das Symbol "Neu" () aus der Werkzeugleiste aus.

Eine leere Zeile wird in der Nähe des oberen Endes des Bereichs "Daten" angezeigt. Der Name der neuen Besprechung wird angezeigt, wenn Sie die Besprechung speichern.

In der unteren Hälfte des Bereichs "Daten" sind die folgenden drei Registerkarten enthalten: Eigenschaften, Teilnehmer, Zugeordnete Standorte.

  1. Wählen Sie jede Registerkarte aus und füllen Sie das Formular aus, das angezeigt wird.

  2. Klicken Sie auf Speichern.

Die neue Besprechung wird in der oberen Zeile des Bereichs "Daten" angezeigt.  Sie können diese jetzt konfigurieren, indem Sie die Registerkarten Eigenschaften, Teilnehmer und Zugeordnete Standorte verwenden.

Registerkarte "Eigenschaften"

Besprechungsname — Der Name der Besprechung, z. B. Verkaufsbesprechung oder Monatliche Überprüfung. Der Name muss innerhalb aller Standorte, die der Besprechung zugeordnet sind, eindeutig sein.

Ausnahmetyp — Sie können als Grund für die Besprechung jeden für den aktuellen Standort konfigurierten Ausnahmetyp wählen, bei dem die Option "Ausnahme kann im Besprechungsplaner verwendet werden" aktiviert ist. Verwenden Sie die Dropdown-Liste "Ausnahmeknoten in Ansichten", um diese Option festzulegen. Weitere Details hierzu finden Sie unter Ausnahmetypen.

Datum und Wiederkehrregeln

Startdatum — Das früheste Datum, für das der Dienstplaner die Besprechung festsetzen kann. Geben Sie die Werte ein, indem Sie sie schreiben oder aus dem Dropdown-Kalender wählen.

Enddatum — Das späteste Datum, für das der Dienstplaner die Besprechung festsetzen kann. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um anzugeben, dass ein bestimmtes Enddatum erwünscht ist. Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, wird das Enddatum automatisch anhand der von Ihnen vorgegebenen Einstellungen für Wiederkehrregeln berechnet. Geben Sie die Werte ein, indem Sie sie schreiben oder aus dem Dropdown-Kalender wählen.

Hinweis: Sie müssen entweder "Häufigkeit" oder "Enddatum" vorgeben. Sie können nicht Beides festlegen.

Gesamtstundenzahl — Die Gesamtstundenzahl der Besprechung. Wenn Sie diesen optionalen Parameter angeben, erstellt der Dienstplaner so viele Besprechungen mit der angegebenen Dauer wie nötig, um die geforderte Gesamtstundenzahl zu erreichen.

Wenn beispielsweise die Besprechungsdauer auf zwei Stunden und die "Gesamtstunden" auf sechs Stunden festgelegt wurden, erstellt Dienstplaner drei zweistündige Besprechungen. Der Dienstplaner kann diese Besprechungen nur nacheinander zuweisen.

Häufigkeit — Wenn Sie "Täglich" oder "Wöchentlich" als Typ wählen, müssen Sie einen Wert für die Anzahl aufeinanderfolgender Tage oder Wochen festlegen, für die diese Besprechung geplant werden soll. Wenn Sie ein Enddatum festgelegt haben,  deaktiviert WFM diese Steuerung und setzt den Wert automatisch auf 0.

Wiederkehrregel — Keine Regel auswählen (Standard), Täglich, Wöchentlich oder Monatlich.

Wiederholt sich alle — Wenn die Wiederkehrregel auf "Wöchentlich" eingestellt ist, können Sie in diesem Feld einen Wert festlegen, der definiert, wie oft die Besprechung stattfinden soll. Beispiele: 1=jede Woche, 2=jede zweite Woche, 3=jede dritte Woche.

Wochentage — Die Wochentage, denen der Dienstplaner diese Besprechung zuweisen kann.

Zeit und Dauer

Früheste Startzeit — Ein vorgeschlagener Zeitpunkt, dem der Dienstplaner den Beginn der Besprechung zuweisen kann.

Späteste Endzeit — Ein vorgeschlagener Zeitpunkt, dem der Dienstplaner das Ende der Besprechung zuweisen kann.

Zeitzone — Die bei der Anzeige zeitbezogener Informationen zu verwendende Zeitzone. Die Standardeinstellung ist Lokal (Zeitzone des aktuellen Benutzers).

Besprechungsdauer — Die Zeitdauer, die der Dienstplaner für die Besprechung einplanen sollte.

Verwendung der Besprechung

Wählen Sie eine der folgenden drei Optionsschaltflächen, mit denen die dazugehörigen Eigenschaften aktiviert werden.

Geben Sie im Feld Erforderliches Minimum an Teilnehmern in % manuell oder durch Auswahl die erforderliche Mindestanzahl an Teilnehmern ein. Setzen Sie diesen Wert auf 1%, damit keine Mindestanzahl an Teilnehmern erforderlich ist – d. h. um eine Besprechung für so viele Teilnehmer wie möglich zu planen.

Hinweis: Der Wert 0 wird als 100 Prozent interpretiert, um aus WFM migrierte Daten zu berücksichtigen, da diese Version die Variable "Mindestprozentsatz ausgewählter Teilnehmer" nicht in ihrer Datenbank enthält.

  • Mindestanzahl Gruppen-

  • Höchstanzahl Gruppen

  • Mindestgröße der Gruppe

  • Maximalgröße der Gruppe

Registerkarte "Teilnehmer"

So fügen Sie Agenten zu einer Besprechung hinzu:

  1. Wählen Sie die Agenten im Bereich "Verfügbare Agenten" aus.

Hinweis: Durch Auswahl von Teams, Standorten oder Geschäftsbereichen werden alle darunterliegenden Agenten ausgewählt.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche <<. Die ausgewählten Agenten werden in den Bereich "Ausgewählte Agenten" verschoben.

Um Agenten aus der Besprechung zu entfernen, müssen Sie sie auswählen und auf >> klicken, um sie in den Bereich "Verfügbare Agenten" zu verschieben.

  1. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweise:

Registerkarte "Zugeordnete Standorte"

  1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen jedes Standorts, um ihn der aktuellen Besprechung zuzuordnen.

  2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen jedes Standorts, um die Zuordnung zur aktuellen Besprechung aufzuheben.

  3. Klicken Sie auf Speichern.